Husk dokumentationen ved el-entrepriser

Når du vinder en el-entreprise, er det vigtigt for dig som underleverandør, at du får udbyderen til at specificere præcis hvordan opgaven skal dokumenteres. Ellers mistes de tidsgevinster, som I begge kan opnå med god software til el-dokumentation. I værste fald skal der efterfølgende bruges tid og penge på at rette dokumentationen op.

En del af grunden til, at det kan gå galt med el-dokumentationen ved el-entrepriser, skyldes nok selve begrebet el-dokumentation. Det mener underviser og konsulent, Kirsten Holst, fra PCSCHEMATIC.

Hun mener nemlig ikke, at begrebet el-dokumentation dækker over alle de fordele, som I kan opnå ud fra de tegnede diagrammer, når I anvender et avanceret CAD-program til el. I får nemlig langt mere end blot en stak tegninger, der ser pæne ud i det øjeblik opgaven afleveres.

Langt mere end blot diagrammer

”De fleste opfatter forbindelsesdiagrammerne som selve el-dokumentationen”, uddyber Kirsten Holst. ”Men på mange måder er det den mindste del af det, når du skal oprette en el-dokumentation, som også kan bruges efterfølgende. Her gælder det om at få gjort tegningerne så intelligente og datatunge som muligt. For jo flere data, du har lagt ind i dokumentationen, desto tættere er du på at være færdig med hele el-opgaven”.

”Det centrale spørgsmål er hvilken værdi dokumentationen efterfølgende skal have for udbyderen – og for dig som underleverandør. Skal den blot være en dekorativ stak papir, eller skal den rent faktisk kunne bruges til noget? For når dokumentationen er oprettet ordentligt, er der betydelig mindre arbejde i det efterfølgende for alle parter”. Her nævner Kirsten Holst blandt andet:

• I kan hurtigt finde ud af præcis hvor mange komponenter, der skal bestilles
• I ved nøjagtigt hvordan komponenterne skal forbindes, eller er blevet forbundet
• I kan hurtigt finde ud af om komponenterne kan være i tavlerne
• I kan hurtigt få tjek på om der f.eks. er klemmer nok
• I kan let eksportere data til andre programmer, så I f.eks. kan få udskrevet korrekte labels – udelukkende ud fra de oplysninger, der allerede findes i projektet
• I kan udføre vedligehold hurtigere og mere effektivt

Vigtigt at overveje før opgaven sendes ud af huset

Derfor er det vigtigt, at udbyderen gør sig nogle overvejelser om, hvordan de vil have dokumentationen, når de sender opgaver ud af huset. ”Ellers risikerer de at gå glip af alle de fordele”, fortsætter Kirsten Holst, ”som en ordentligt oprettet dokumentation kan give. Har de derimod forberedt sig godt, kan de samtidig gøre det betydelig lettere for dig at løse opgaven”.

Har udbyderen opstillet retningslinjer, for hvordan dokumentationen skal udfærdiges, får de under alle omstændigheder et bedre resultat, som kan spare meget tid efterfølgende. Her kan du for eksempel stille følgende spørgsmål:

• Skal dokumentation indeholde varedata på alle symboler, så lister kan udfyldes automatisk?
• Skal det være tilladt at dokumentere i lag? – Og i så fald: Hvilke lag skal indeholde hvilke oplysninger?
• Må der bruges forskellige farver i dokumentationen? Og hvad skal de forskellige farver i så fald bruges til?
• Kan de oprette projektskabeloner, som gør dokumentationen lettere for dig som underleverandør?
• Har de specifikke krav til hvilke komponenter, der skal benyttes? Hvordan skal forbindelser angives?
• Hvilke krav stilles der til strukturering og referencebetegnelser?

Det er blot nogle af de spørgsmål Kirsten Holst selv stiller sammen med udviklingsdirektør Ove Larsen, når de vejleder kunder om udlicitering af el-opgaver.

Skriv alle aftaler ind i dokumentationsprojektet

Generelt er det vigtigt, at alle indgåede aftaler, om hvordan dokumentationen skal være, inkluderes i selve det dokumentationsprojekt, som sendes frem og tilbage mellem underleverandør og udbyder. Er nogle af de indgåede aftaler beskrevet i et andet dokument, som man skal huske at sende med hver gang, øger det blot risikoen for, at ikke alle har den senest opdaterede udgave af retningslinjerne. Her er det vigtigt at præcisere hvilke standarder der følges, samt hvilke undtagelser der er i forhold til standarderne.

”Selv præciseringen af hvilke komponenter, der skal benyttes, kan være en del af dokumentationsprojektet allerede fra starten”, afslutter Kirsten Holst. I hvert fald når man benytter PCSCHEMATIC Automation, hvor der er mulighed for at tilknytte en specifik komponentdatabase til det aktuelle projekt.

God forberedelse betaler sig

Under alle omstændigheder er det vigtigt at alle parter er godt forberedt, når en opgave sendes ud i byen. Det giver simpelthen et bedre slutprodukt. Udbyderne får hvad de har bedt om, og kan let arbejde videre med den medfølgende dokumentation. Samtidig får du som underleverandør lettere ved at løse din opgave til jeres begges tilfredshed. Og det skulle gerne lette samarbejdet og spare alle parter både tid og penge.